Schnellstart für Anwender

SAAR-KI Hub

Der SAAR-KI Hub verbindet die Wissensquellen Ihres Unternehmens mit SAAR-KI Chat: Postfächer, Dateiablagen, Wikis, Ticketsysteme und Datenbanken. Sie stellen eine Frage im Chat, der Hub sucht in allen angebundenen Quellen, und die Antwort nennt, aus welcher Quelle ein Treffer stammt.

Hinweis: Den Hub richtet Krämer IT mit Ihnen ein. Welche Quellen bei Ihnen zur Auswahl stehen und wie einzelne Schaltflächen heißen, kann von dieser Anleitung abweichen. Im Zweifel fragen Sie Ihr IT-Team.

1 Den Hub im Chat einschalten

Öffnen Sie SAAR-KI Chat und melden Sie sich an.
Klicken Sie im Eingabefeld auf das Werkzeug-Symbol.
Aktivieren Sie das Werkzeug Wissen. Über die Stecknadel heften Sie es an die Leiste unter dem Eingabefeld, dann erreichen Sie es mit einem Klick.

Wichtig: Ohne das Werkzeug Wissen erreicht der Chat den Hub nicht. Er antwortet dann nur aus dem Wissen des KI-Modells und durchsucht keine Ihrer Quellen.

2 Unternehmensquellen und persönliche Quellen

Der Hub unterscheidet zwei Arten von Quellen. Bei jeder Frage sucht er in beiden, Sie müssen nichts umschalten.

Unternehmensquellen stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung, zum Beispiel das Ticketsystem, das ERP oder servereye. Anlegen, ändern und löschen dürfen sie nur Administratoren.
Persönliche Quellen sieht nur die Person, die sie angebunden hat, zum Beispiel das eigene Exchange-Postfach oder Microsoft Teams. Diese Quellen binden Sie selbst an.

Zu Beginn stehen nur die Unternehmensquellen bereit, die Ihr Administrator eingerichtet hat.

3 Eine Quelle anbinden

Jede Anbindung beginnt mit denselben Schritten:

Schalten Sie den Hub ein (Abschnitt 1).
Tippen Sie im Chat /quellen und wählen Sie aus der Liste:
- /quellen-verwalten für Ihre persönlichen Quellen (Abschnitt 5 bis 9),
- /quellen-verwalten-company für Unternehmensquellen (Abschnitt 10 bis 16, nur Administratoren).
Der Chat antwortet mit einem Link. Öffnen Sie ihn, das Portal für Ihre Datenquellen erscheint im Browser.
Klicken Sie unten auf Anbinden und wählen Sie die Quelle aus.
Füllen Sie die Felder aus. Welche Felder eine Quelle braucht, steht in ihrem Abschnitt.
Klicken Sie auf Verbindung anlegen.

Der Link gilt nur einmal und nur für Ihr Konto. Geben Sie ihn nicht weiter. Ist er verbraucht, fordern Sie im Chat einen neuen an.

Nach dem Anlegen liest der Hub die Inhalte ein. Bei großen Quellen dauert es eine Weile, bis alles durchsuchbar ist.

4 Verbindungen prüfen, aktualisieren und löschen

Übersicht: Tippen Sie /quellen und wählen Sie den Status-Eintrag, oder fragen Sie „Zeig mir meine Verbindungen.“ Sie sehen Ihre persönlichen Verbindungen und die Unternehmensverbindungen mit Name, Quelle und Status.
Neu einlesen: Viele Verbindungen lesen neue Inhalte regelmäßig von selbst ein. Sofort geht es mit „Synchronisiere meine Nextcloud-Verbindung jetzt.“
Ändern oder löschen: über /quellen-verwalten oder im Chat, zum Beispiel „Lösche meine Verbindung ‚Meine Nextcloud‘.“ Der Chat fragt vor dem Löschen nach. Gelöscht werden die Verbindung, die Zugangsdaten und die eingelesenen Inhalte. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

5 Exchange-Postfach anbinden

Im Portal: Exchange

EWS URL: die Adresse der Exchange-Webdienste Ihres Mailservers, meist in der Form https://mail.ihre-firma.de/EWS/Exchange.asmx. Die genaue Adresse nennt Ihr IT-Team.
Username und Password: Ihre Windows-Anmeldung, zum Beispiel name@ihre-firma.de.

Das Feld Windows Domain bleibt leer, wenn Ihr IT-Team nichts anderes vorgibt.

6 Nextcloud anbinden

Im Portal: Nextcloud

Instance URL: die Adresse Ihrer Nextcloud, zum Beispiel https://cloud.ihre-firma.de.
Username: Ihr Nextcloud-Benutzername.
App Password: ein eigenes App-Passwort, nicht Ihr normales Passwort. So erzeugen Sie es in Nextcloud:
1. Profilbild oben rechts → Einstellungen → Sicherheit.
2. Im Bereich Geräte & Sitzungen einen App-Namen eintragen, zum Beispiel „SAAR-KI Hub“.
3. Neues App-Passwort erstellen klicken und das Passwort ins Portal kopieren.

7 SAAR-KI Protokoll anbinden

Im Portal: Speakr (die Software, auf der SAAR-KI Protokoll aufbaut)

Instance URL: die Adresse, unter der Sie SAAR-KI Protokoll öffnen.
API Token: In SAAR-KI Protokoll Profilbild oben rechts → Einstellungen → API-Token → Token erstellen. Den Token ins Portal kopieren.

8 Microsoft Teams anbinden

Im Portal: Teams

Es öffnet sich die gewohnte Microsoft-Anmeldung. Melden Sie sich mit Ihrem Teams-Konto an.
Bestätigen Sie die angefragten Zugriffsrechte. Danach kehren Sie ins Portal zurück.

9 Freshdesk anbinden

Im Portal: Freshdesk

API Key: Ihren persönlichen API-Schlüssel finden Sie in Freshdesk in den Profileinstellungen.
Freshdesk Domain: nur der Name vor .freshdesk.com, bei ihre-firma.freshdesk.com also ihre-firma.

10 Website anbinden

Im Portal: Website

Base URL: die Startadresse der Website, zum Beispiel https://www.ihre-firma.de.
Sitemap URL (optional): bleibt das Feld leer, nutzt der Hub /sitemap.xml unter der Startadresse.

11 Nextcloud als Unternehmensquelle

Im Portal: Nextcloud. Die Felder sind dieselben wie in Abschnitt 6.

Vorher klären: Alle Mitarbeitenden können in einer Unternehmensquelle suchen. Verwenden Sie deshalb ein Nextcloud-Konto, das nur Dateien sieht, die alle sehen dürfen.

12 Wiki.js anbinden

Im Portal: Wiki.js

Instance URL: die Adresse Ihres Wikis, zum Beispiel https://wiki.ihre-firma.de.
API Key: In Wiki.js als Administrator unter Administration → API Access einen neuen Schlüssel erzeugen und ins Portal kopieren.

13 TANSS anbinden

Im Portal: TANSS

Instance URL: die Adresse Ihres TANSS-Servers.
Dazu entweder Username und Password eines TANSS-Kontos, bei Zwei-Faktor-Anmeldung zusätzlich den aktuellen 2FA Code,
oder API Token und Refresh Token aus TANSS. Die Felder für Benutzername und Passwort bleiben dann leer.

14 servereye anbinden

Im Portal: servereye

API Key: ein API-Schlüssel aus Ihrem servereye-Zugang.
Customer Filter (optional): Der Hub zeigt dann nur Kunden, deren Name diesen Text enthält.

15 Eine REST-Schnittstelle anbinden

Im Portal: REST API

Base URL: die Grundadresse der Schnittstelle.
Auth type: wie sich der Hub anmeldet. Ohne Anmeldung, mit Benutzername und Passwort, mit einem API-Schlüssel (im Header oder in der Adresse) oder mit einem festen Header, zum Beispiel einem Bearer-Token. Je nach Auswahl erscheinen die passenden Felder.

Welche Abfragen der Hub an die Schnittstelle stellen darf, legt Krämer IT mit Ihnen fest. Der Hub liest nur, er schreibt nichts über die Schnittstelle.

16 SQL Server anbinden

Im Portal: SQL Server

Host: Name oder Adresse des Datenbankservers.
Port: bei SQL Server meist 1433.
Database: der Name der Datenbank.
Username und Password des Datenbankkontos.

Die Felder ODBC Driver, Encrypt und Trust Server Certificate bleiben auf ihren Vorgaben, wenn Ihr IT-Team nichts anderes sagt. Welche Tabellen der Hub abfragen darf, legt Krämer IT mit Ihnen fest. Der Hub führt nur lesende Abfragen aus.

Gute Fragen stellen

Je konkreter die Frage, desto belastbarer die Antwort. Nennen Sie, was Sie suchen, bei Bedarf wo der Hub suchen soll und welchen Zeitraum es betrifft.

Statt „Zeig mir alle Tickets.“ besser „Zeig mir alle offenen Tickets von Max Mustermann aus diesem Monat.“
Statt „Was lief in letzter Zeit?“ besser „Wie viele Stunden haben wir im Juli für die Beispiel GmbH erfasst?“
„Suche im Wiki nach der Richtlinie für Remote-Arbeit.“

Prüfen Sie bei wichtigen Antworten die genannte Quelle. Findet der Hub nichts, sagt er, wo er gesucht hat. Dann fehlt die Quelle meist noch oder ist nicht eingelesen.

Wenn etwas nicht funktioniert

Der Chat findet nichts in Ihren Quellen: Prüfen Sie, ob das Werkzeug Wissen aktiv ist (Abschnitt 1).
Eine neue Quelle liefert noch keine Treffer: Der Hub liest sie vermutlich noch ein. Den Stand zeigt die Übersicht aus Abschnitt 4.
Der Link zum Portal öffnet sich nicht: Er war schon verbraucht. Fordern Sie im Chat einen neuen an.

Fehlt eine hier beschriebene Quelle, ist sie in Ihrer Umgebung nicht freigeschaltet. Fragen Sie zuerst Ihr IT-Team. Für alles Weitere erreichen Sie den Support von Krämer IT per E-Mail an info@kraemer-it.cloud oder telefonisch unter 0 68 81 / 9 36 29 – 420 (Kontakt).