1 Ein Gespräch direkt aufnehmen
- Klicken Sie oben auf + New Recording.
- Wählen Sie Microphone und erlauben Sie die Browser-Nachfrage nach dem Mikrofon.
- Sprechen Sie wie gewohnt. Während der Aufnahme sehen Sie die Laufzeit und können im Notizfeld mitschreiben. Eine laufende Aufnahme lässt sich pausieren und fortsetzen.
- Beenden Sie die Aufnahme über die Stopp-Schaltfläche.
- Klicken Sie auf Upload — die Aufnahme erscheint in Ihrer Liste und wird automatisch in Text umgewandelt.
Ton aus einem Online-Meeting mit aufnehmen: Wählen Sie in Schritt 2 stattdessen System Audio (nur Meeting-Ton) oder Mic + System (Ihr Mikrofon plus Meeting-Ton). Der Browser fragt dann, welches Fenster oder welchen Tab Sie teilen möchten — setzen Sie dabei unbedingt den Haken bei Audio teilen.
Am Handy oder Tablet: Lassen Sie die Seite während der Aufnahme im Vordergrund. Wird der Bildschirm gesperrt oder die App minimiert, pausiert die Aufnahme.
2 Eine vorhandene Audiodatei hochladen
- Klicken Sie oben auf + New Recording.
- Ziehen Sie die Datei auf die Ablagefläche — oder klicken Sie auf die Fläche und wählen Sie die Datei aus.
- Optional: Legen Sie in der Zeile Options Ordner, Schlagwörter oder die Sprache fest.
- Klicken Sie auf Upload. Die Datei wird verarbeitet; das kann je nach Länge einige Minuten dauern.
Gängige Audioformate (z. B. MP3, WAV, M4A) und auch Videodateien (z. B. MP4) werden unterstützt. Die maximale Dateigröße legt Ihr IT-Team fest — bei sehr großen Dateien fragen Sie dort nach.
3 Das Transkript lesen und Sprecher benennen
- Klicken Sie in der linken Liste auf eine Aufnahme — der Text („Transkript“) erscheint in der Mitte.
- Klicken Sie auf einen Satz, um die Audioaufnahme genau an dieser Stelle abzuspielen.
- Zum Benennen der Sprecher klicken Sie auf die Sprecher-Schaltfläche über dem Transkript.
- Tragen Sie für die Platzhalter (z. B. „SPEAKER_01“) die echten Namen ein — sie werden im gesamten Text ersetzt.
- Kleine Fehler im Text? Über Edit können Sie das Transkript direkt korrigieren und speichern.
Einmal benannte Sprecher merkt sich das System und schlägt sie bei künftigen Aufnahmen automatisch vor. Ob Sprecher automatisch unterschieden werden, hängt von der Einrichtung Ihrer Umgebung ab.
4 Zusammenfassung erstellen oder anpassen
- Öffnen Sie die Aufnahme und klicken Sie auf Generate Summary, falls noch keine Zusammenfassung vorhanden ist.
- Passt das Ergebnis nicht? Klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol und wählen Sie Summary Reprocessing.
- Geben Sie dort eine eigene Anweisung ein — zum Beispiel „Erstelle eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen“ — und senden Sie ab.
- Die Zusammenfassung wird neu erstellt; das Transkript bleibt unverändert.
Über das Stift-Symbol können Sie die Zusammenfassung nachträglich bearbeiten, über das Download-Symbol als Word-Datei speichern. Eine dauerhafte eigene Standard-Anweisung hinterlegen Sie in den Konto-Einstellungen unter Custom Prompts.
5 Fragen zum Inhalt stellen
- Öffnen Sie die Aufnahme und klicken Sie rechts auf den Reiter Chat.
- Stellen Sie Ihre Frage in normaler Sprache — z. B. „Was wurde zum Liefertermin gesagt?“.
- Stellen Sie beliebig viele Nachfragen; der Zusammenhang bleibt erhalten.
- Den Frage-Antwort-Verlauf können Sie kopieren oder als Word-Datei herunterladen.
Über alle Aufnahmen hinweg suchen: Klicken Sie oben auf Inquire und stellen Sie Ihre Frage dort — die Antwort nennt die passenden Fundstellen. Links lässt sich nach Schlagwörtern, Sprechern und Zeitraum eingrenzen. Ob diese übergreifende Suche bei Ihnen freigeschaltet ist, hängt von der Einrichtung ab.
6 Aufnahmen ordnen: Ordner und Schlagwörter
- Öffnen Sie über Ihren Benutzernamen (oben rechts) die Konto-Einstellungen.
- Unter Tag Management legen Sie Schlagwörter an, unter Folders Ordner.
- Beim Hochladen oder direkt in der Aufnahme weisen Sie Ordner und Schlagwörter zu.
- In der linken Liste filtern Sie nach Ordner, Schlagwörtern oder Zeitraum.
Pro Aufnahme sind ein Ordner und beliebig viele Schlagwörter möglich. Ob Ordner in Ihrer Umgebung verfügbar sind, hängt von der Einrichtung ab.
7 Aufnahmen teilen
Mit Kollegen im System
- Öffnen Sie Ihre Aufnahme und klicken Sie auf die blaue Teilen-Schaltfläche mit dem Personen-Symbol.
- Suchen Sie den Benutzernamen des Kollegen.
- Wählen Sie die Berechtigung: nur ansehen, bearbeiten oder weiterteilen.
- Klicken Sie auf den Namen — fertig. Mit Ihnen geteilte Aufnahmen finden Sie links unter Shared with Me.
Per Link an Externe: Über die Share-Schaltfläche erstellen Sie einen Ansichts-Link und legen fest, ob Zusammenfassung und Notizen enthalten sind. Behandeln Sie solche Links wie ein Passwort und versenden Sie sie nur über sichere Wege. Erstellte Links verwalten und widerrufen Sie in den Konto-Einstellungen unter Shared Transcripts. Ob Teilen und externe Links bei Ihnen freigeschaltet sind, entscheidet Ihr IT-Team.
8 Transkript herunterladen
- Öffnen Sie die Aufnahme.
- Zum schnellen Kopieren des gesamten Textes: Copy-Schaltfläche über dem Transkript.
- Zum Herunterladen: Download-Schaltfläche — wählen Sie eine Vorlage oder den Roh-Export.
- Die Zusammenfassung laden Sie separat als Word-Datei herunter (Download-Symbol an der Zusammenfassung); auch ein Export als Markdown-Textdatei ist möglich.
Eigene Export-Vorlagen (z. B. für Ihren Dokumentationsstandard) legen Sie in den Konto-Einstellungen unter Transcript Templates an.
9 Persönliche Einstellungen
Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen oben rechts und öffnen Sie Account. Die wichtigsten Punkte:
- Sprache der Oberfläche — stellt Menüs und Beschriftungen z. B. auf Deutsch um.
- Transkriptionssprache — Sprache der Aufnahmen, oder automatische Erkennung.
- Ausgabesprache — Sprache für Zusammenfassungen und Chat-Antworten.
- Auto-Summarization — Zusammenfassung nach jeder Aufnahme automatisch erstellen lassen.
- Passwort ändern — unter „Account Information“.
Wenn etwas nicht funktioniert
Prüfen Sie zuerst, ob die Aufnahme noch verarbeitet wird (Statusanzeige in der Liste) — Fragen und Suche funktionieren erst nach abgeschlossener Verarbeitung. Bleibt ein Problem bestehen oder fehlt eine hier beschriebene Funktion, wenden Sie sich an Ihr IT-Team bzw. an den Support von Krämer IT.